CHECK UP RUTIN KESEHATAN USAHA UKM ANDA

Tidak hanya manusia yang perlu memeriksa (check up) kesehatan tubuhnya secara rutin, tapi perusahaan pun juga harus melakukan metoda yang sama.  Apalagi jenis usaha UKM yang bermain di sector ritel dimana di satu sisi sangat rawan akibat terpaan kondisi pasar, dan pada sisi yang lain lebih mengandalkan modal non financial sebagai kekuatan utama seperti disiplin dan loyalitas SDM, kualitas dan kuantitas hubungan dengan pelanggan serta kecepatan dan akurasi pemenuhan pesanan.  Beberapa hal yang disebutkan inilah yang dapat menjadi indicator kesehatan sebuah usaha UKM disamping beberapa indicator lain yang juga penting untuk diperiksa.

Pada perusahaan skala besar, lazimnya pemeriksaan terhadap kesehatan usaha dilakukan secara tahunan dalam bentuk laporan keuangan tahunan (laporan rugi laba) yang sekaligus disertai dengan pemeriksaan (audit) baik dari pihak satuan audit internal maupun pihak eksternal yang ditunjuk.  Namun, untuk kepentingan sector UKM akan lebih optimal jika pemeriksaan itu dilakukan dalam periode 6 (enam) bulanan atau semesteran dengan metoda yang tidak terlalu formal namun lebih sederhana dan dapat dilakukan sendiri oleh Anda sebagai pemilik sekaligus penanggung jawab usaha.  Dalam hal ini, paling tidak terdapat 5 indikator yang bisa dijadikan parameter kesehatan usaha Anda yaitu:  Kinerja SDM, Kualitas dan Kuantitas Pelanggan, Tingkat Pelayanan, Kewajiban terhadap Pihak Ketiga, serta  Indikator Hasil Usaha.

KINERJA SDM

Perhatikan secara seksama kinerja SDM yang membantu pengelolaan usaha Anda, bagaimana motivasi dan semangat kerja mereka?.  Jika mereka selalu datang tepat waktu, selalu dengan muka senang mengerjakan setiap bagian yang menjadi tanggung jawabnya, dan selalu ramah dan senang melayani para pelanggan, maka hal tersebut dapat dijadikan patokan positif bagi semangat dan motivasi SDM Anda.  Bagaimana pula dengan loyalitas masing-masing terhadap pekerjaannya dan terhadap perusahaan?.  Apakah sebagian besar di antara mereka sering berganti-ganti (keluar masuk) dalam waktu yang hanya hitungan bulan?, apakah mereka lebih banyak menunggu perintah baru mengerjakan tugasnya daripada proaktif dan secara sadar mengambil inisiatif sendiri-sendiri untuk mengerjakan pekerjaannya?.  Dan apakah setiap mereka juga dapat dipercaya kejujuran serta komitmennya?.  Lalu, perhatikan pula aspek prestasi dan keterampilan kerja masing-masing SDM Anda, apakah produktivitas (kecepatan dan ketepatan) mereka mengerjakan sesuatu sudah tinggi?, apakah hasil kerja yang ditunjukkan oleh mereka sudah memenuhi standar yang Anda harapkan?.

KUALITAS DAN KUANTITAS PELANGGAN

Pelanggan merupakan hal yang tidak kalah pentingnya untuk didiagnosa kondisi dan perkembangannya secara rutin.  Perlu diperiksa bagaimana kualitas pelanggan dari waktu ke waktu, juga bagaimana perkembangan kuantitasnya?.  Mengukur kualitas berarti kita melihat kepada pelanggan yang sudah ada (existing customer), berapa banyak diantara mereka yang menjadi pelanggan setia?, apakah prosentasenya lebih besar yang loyal daripada yang keluar?.  Dari sekian banyak yang loyal, bagaimana perkembangan pola pembeliannya?, apakah secara vertical (peningkatan jumlah pembelian) cenderung naik atau sebaliknya?.  Semakin banyak pelanggan yang loyal bahkan semakin banyak yang meningkat nilai pembeliannya dari bulan ke bulan, menunjukkan kualitas existing customer Anda adalah OK.  Dan, pada saat yang sama, perhatikan juga jumlah keseluruhan pelanggan, apakah cenderung bertambah, tetap atau berkurang?.  Jika cenderung bertambah, artinya pelanggan baru yang masuk secara total lebih banyak dari pelanggan lama yang keluar.

TINGKAT PELAYANAN

Yang dimaksud dengan tingkat pelayanan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan atas pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Anda.  Ukurannya bisa terdiri dari beberapa aspek, misalnya: Keluhan pelanggan (berapa banyak jumlah komplain dari pelanggan dan berapa besar kadar komplain tersebut?), Pengiriman barang atau jasa yang dibeli pelanggan (seberapa cepat kirimannya atau seberapa cukup ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan?), juga Fleksibiltas harga atau pembayaran, apakah Anda sudah menerapkan pembedaan harga dan pembayaran antara profitable customer (pelanggan yang menguntungkan) dengan non profitable customer (pelanggan biasa atau pelanggan asal ada)?.  Tingkat pelayanan kepada pelanggan ini merupakan indicator kesehatan usaha yang tidak bisa diabaikan begitu saja.

KEWAJIBAN TERHADAP PIHAK KETIGA

Adalah sesuatu yang lumrah malah disarankan jika dalam pengelolaan bisnis UKM menggunakan dana atau fasilitas pihak ketiga.  Dalam hitungan bisnis, lebih menguntungkan untuk memakai pendanaan serta menggunakan fasilitas-fasilitas kelonggaran pembayaran pihak ketiga jika dibandingkan dengan menggunakan permodalan sendiri.  Maka, jika saat ini Anda sudah menggunakan instrument perjanjian dengan pihak ketiga ini, yang perlu diperiksa adalah apakah komitmen dan disiplin pemenuhan kewajiban terhadap pihak ketiga ini berstatus lancar tanpa hambatan untuk setiap bulannya?.  Yang dimaksud dengan lancar adalah di satu sisi pemenuhannya selalu sesuai perjanjian dan di sisi lain proses pemenuhannya adalah murni dari hasil perputaran usaha (alokasi pembiayaan normal) bukan dari subsidi atau dukungan selain perputaran usaha (gali lobang tutup lobang).

INDIKATOR HASIL USAHA (KEUNTUNGAN)

Di atas keempat indicator yang sudah kita bahas itu, maka factor hasil usaha atau keuntungan adalah ukuran yang menegaskan atau melengkapi tingkat kesehatan usaha UKM Anda.  Tapi perlu dicatat, bahwa keuntungan dalam hal ini belum tentu di peroleh dalam waktu singkat setelah dimulainya operasi sebuah usaha.  Bisa jadi, keuntungan tersebut diproyeksikan baru muncul pada tahun kedua atau bahkan tahun ketiga, maka itu tidaklah jadi soal dan sangat tergantung dari jenis usaha serta besarnya modal awal yang ditanamkan.  Yang perlu diukur adalah bagaimana tingkat kecepatan meraih periode keuntungan itu dan bagaimana besarnya tingkat keuntungan dibandungkan dengan proyeksi rugi laba yang ditetapkan semula?.  Semakin cepat proses pembukuan keuntungan dan semakin besar prosentase keuntungan yang diperoleh pada akhirnya akan menunjukkan bahwa usaha Anda semakin sehat.

Pertanyaannya sekarang adalah, bagaimana mengukur secara sederhana hasil Check Up Kesehatan usaha Anda dengan memadukan kelima indicator tersebut?.  Secara sederhana langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Tentukanlah masing-masing 3 (tiga) pertanyaan untuk menge-check setiap indicator kesehatan usaha di atas.  Jadi sekarang Anda memiliki 3 x 5 = 15 list pertanyaan CHECK UP KESEHATAN USAHA.
2. Jawablah setiap pertanyaan dengan memilih skala 1 (kurang baik), 2 (biasa), 3 (sangat baik).
3. Jumlahkanlah ke 15 jawaban sehingga Anda mendapat angka total (total score) dengan kemungkinan nilai minimal 15 dan nilai maksimal 45.
4. Periksa nilai total kesehatan usaha Anda dan cocokkan statusnya dengan skala penilaian berikut:
1. 15 s/d 25 è Usaha Sakit Parah.
2. 26 s/d 35 è Usaha Kurang Sehat.
3. 36 s/d 45 è Usaha Sehat.

Selamat mencoba dan Sukses untuk Anda!.

Untuk konsultasi, silahkan kirimkan email ke walnegjas@3positif.com atau info@3positif.com dan telepon ke PT. Tiga Positif Paradigma 021-75905509.